Schriftelijke verslaggeving
Over de opleiding
Synthetiseren en begrijpbaar maken op papier: dit zijn de basisregels van een opleiding rond ‘Schriftelijke Verslaggeving’. Alles begint met feiten en cijfers. In deze workshop leer je een situatie helder voor te stellen voor je collega’s, oversten of klanten.
Een verslag van een vergadering, het beschrijven van een situatie in een e-mail, het verwerken van cijfers in volzinnen… Tijdens deze opleiding notuleren en schriftelijk communiceren leer je je in je zakelijke communicatie duidelijk en helder uit te drukken. Na afloop schrijf je niet alleen sneller, je formuleert je zinnen ook vlotter.
Deze opleiding is praktijkgericht. Tijdens de sessie komen échte cases aan bod en we vertrekken het liefst van bestaande rapporten en verslagen. We bekijken hoe we op een optimale manier een verslag kunnen maken. Hierbij scherp je zowel je schrijftechnische als synthetische vaardigheden aan.
Het belang van schriftelijke verslaggeving, goed notuleren en rapporteren
In een professionele werkomgeving is duidelijke en gestructureerde communicatie essentieel. Notuleren en rapporteren spelen hierin een cruciale rol. Ze zorgen ervoor dat informatie correct wordt vastgelegd, beslissingen worden gedocumenteerd en dat alle betrokkenen een helder overzicht hebben van wat er is besproken en wat de volgende stappen zijn.
Maar waarom is goed notuleren en rapporteren nu zo belangrijk? Hieronder enkele aandachtspunten.
1. Betrouwbare vastlegging van informatie
Vergaderingen en besprekingen bevatten vaak waardevolle informatie, zoals besluiten, actiepunten en strategische inzichten. Door deze op een gestructureerde manier vast te leggen, voorkom je misverstanden en creëer je een betrouwbare bron van informatie die op elk moment kan worden geraadpleegd.
2. Hoe goed notuleren?
Notuleren begint met goed luisteren en de kern van de boodschap vastleggen. Gebruik een logische structuur en noteer de belangrijkste punten, besluiten en actiepunten. Het is niet nodig om alles woordelijk op te schrijven; een bondige en gestructureerde samenvatting volstaat. Maak gebruik van koppen en bullet points om de leesbaarheid te verbeteren en zorg ervoor dat de notulen objectief en neutraal blijven.
3. Wat is een helder verslag?
Een goed verslag is opgesteld in een correcte en zakelijke stijl en bondig en goed gestructureerd. Het bevat de essentiële informatie zonder overbodige details en geven een duidelijk overzicht van wat besproken en besloten is. Een verslag bevat volgende onderdelen:
- De datum, tijd en aanwezigen van de vergadering
- De agenda en besproken punten
- De genomen beslissingen en toegewezen actiepunten
- Eventuele vervolgafspraken en deadlines
Is notuleren moeilijk?
Notuleren kan in het begin uitdagend lijken, vooral als er veel gesproken wordt en informatie snel wisselt. Echter, met oefening en een gestructureerde aanpak wordt schriftelijke verslaggeving steeds eenvoudiger. Door actief te luisteren, kernpunten te herkennen en een efficiënte manier van noteren te hanteren, wordt notuleren een vaardigheid die je snel onder de knie kunt krijgen.
Om goed te kunnen notuleren en rapporteren, zijn er enkele belangrijke vaardigheden en technieken die je kunt ontwikkelen:
Actief luisteren
Leer om tijdens een vergadering de kern van de boodschap te herkennen en irrelevante details weg te laten.
Structuur aanbrengen
Gebruik een duidelijke opmaak met koppen, bullets en samenvattingen om informatie overzichtelijk te maken.
Objectief formuleren
Zorg ervoor dat verslagen feitelijk en neutraal blijven, zonder subjectieve interpretaties.
Goed notuleren en rapporteren is een essentiële vaardigheid in elke professionele omgeving. Het draagt bij aan duidelijke communicatie, efficiënte samenwerking en een betere besluitvorming. Door te investeren in deze vaardigheden zorg je ervoor dat informatie correct wordt vastgelegd en optimaal wordt benut binnen je organisatie.
Programma
Volgende onderwerpen komen in deze praktijkgerichte cursus aan bod
- Algemene regels voor synthese: onderscheid belangrijk/niet belangrijk
- Vlot en bondig formuleren
- Herschrijven van teksten
- Het belang van een sterke titel
- Tips voor een sterkere structuur van je teksten
- Verschil tussen schrijftaal en spreektaal
- Denk aan de lezer: weg met clichés!
- Aspecten van spelling en stijl: de meest voorkomende fouten
Doelgroep
De cursus "Notuleren en schriftelijke verslaggeving" is bedoeld voor iedereen die vergaderingen of werkbesprekingen moet verslaan. De training is zowel geschikt voor beginners als voor degenen die de puntjes op de i willen zetten.
Aanpak
Deelnemers kunnen aan de hand van hun eigen rapporten, verslagen en documenten de aangeleerde punten meteen in de praktijk toepassen. Je gaat dus niet alleen naar huis met een bundel concrete tips maar ook met je herschreven verslagen en rapporten.
Mogelijke trainers
Resultaten
Na deze training beschik je over de volgende vaardigheden:
- Je slaagt er in helder en snel een complexe materie te synthetiseren
- Je formuleert je gedachten voortaan kort en bondig, precies en to the point
- Je hanteert de juiste stijl of register voor een optimale communicatie
- Je vermijdt valkuilen zoals stopwoorden, subjectiviteit, modale werkwoorden en lege voorzetseluitdrukkingen
- Je hanteert een duidelijke, correcte en heldere schriftelijke communicatie
- Je rapporten zijn voortaan een lust voor het oog en worden met plezier gelezen door klanten, collega's en managers
Referenties
“In de cursus heb ik heel veel richtlijnen, tips en tricks gekregen om mijn schriftelijke communicatie (zowel intern als extern) op een professionele manier te behandelen. Ik heb geleerd hoe informatie op een beknopte en heldere manier te formuleren, het positieve in de kijker te zetten en de focus te leggen op de belangrijkste informatie. De workshop was informatief, leerrijk en zeer goed gebracht.”
Anita VerschuerenICL
“Ik wou nog beter de essentie uit een gesprek kunnen halen om beter en sneller te notuleren. Wat ik heb geleerd is een beknopt verslag met besluitenlijst te maken. Vanaf nu ga ik ook meer aandacht hebben voor actieve zinnen. Het was een zeer aangename en leerrijke cursus die bovendien was toegespitst op onze eigen ervaring.”
Marijke De DonderAgentschap Uitbetaling Groeipakket
